Bagaimana caranya agar karyawan introvert tak merasa tersisihkan dan tetap lancar memberikan kontribusi saat virtual meeting? Merujuk pada penjelasan Carol Stewart, MSc, FInstLM, seorang career coach dan penulis buku Quietly Visible: Leading with Influence and Impact as an Introverted Woman, seperti dikutip dari situs LikedIn, beberapa langkah berikut bisa Anda coba untuk menciptakan suasana rapat yang lebih kondusif bagi karyawan introvert:
1/ Sosialisasikan agenda rapat
Dalam undangan rapat, tuliskan topik apa saja yang akan dibahas di dalam rapat nanti. Selain berguna untuk mengendalikan agar pokok bahasan tidak melebar ke berbagai arah, sosialisasi agenda rapat juga penting untuk memberikan waktu kepada karyawan introvert agar mereka bisa merencanakan apa yang hendak mereka sampaikan di dalam forum. Selain itu, mereka juga jadi punya waktu untuk mengantisipasi dan menyiapkan respons atas tanggapan yang mungkin muncul.
2/ Membagi waktu rapat menjadi beberapa sesi
Sesi rapat yang terlalu panjang, apalagi kalau dilakukan dengan jumlah peserta yang banyak, bisa membuat siapa pun rentan merasa jenuh, kewalahan, dan pada akhirnya kehilangan fokus perhatian. Untuk menghindari hal tersebut, Anda bisa membagi durasi rapat menjadi beberapa sesi. Tip ini berlaku baik pada karyawan introvert maupun extrovert.
3/ Atur giliran berbicara
Suasana bising karena peserta rapat berbicara secara bersamaan bisa mengakibatkan karyawan introvert merasa kewalahan. Untuk menghindarinya, tetapkan aturan bahwa tombol unmute hanya boleh aktif pada giliran bicara masing-masing. Jika hendak menunjuk karyawan introvert untuk memberi opini, jangan tiba-tiba menodongnya. Ada baiknya Anda sisihkan waktu beberapa menit untuk bersiap-siap. Misalnya dengan bilang, “Dinda, setelah presentasi Pak Budi selesai, saya ingin dengar pendapat Anda, ya.”
4/ Perhatikan kolom chat di aplikasi
Karena tak ingin menambah keriuhan suasana rapat, karyawan introvert kerap menyampaikan tanggapan melalui kolom chat. Karena itu, pemimpin rapat perlu rajin mengecek kolom tersebut dari waktu ke waktu. Jika mengalami kesulitan, mintalah bantuan seseorang untuk memantau dan menginfomasikan kepada Anda setiap kali muncul pembicaraan baru dalam kolom chat.
5/ Menyediakan moda komunikasi alternatif
Selepas rapat, Anda bisa membuka kesempatan kepada para peserta untuk menyampaikan masukan lanjutan melalui e-mail. Atau, bisa juga Anda meminta umpan balik dari para peserta rapat dengan cara memberikan formulir untuk diisi setelah rapat usai. Biasanya, karyawan introvert akan merasa lebih leluasa menyampaikan opini melalui moda komunikasi yang lebih tertutup seperti ini.
Semoga dengan lima langkah tersebut Anda bisa sukses membangun kolaborasi jarak jauh dengan anggota tim, termasuk si introvert. (f)